En corto
Pide la autorización, confirma en el RUES quién es el proveedor, revisa antecedentes en Contraloría, Procuraduría y Policía, cruza listas restrictivas y PEP, mira SECOP y la Rama Judicial, guarda la evidencia de cada fuente y deja vigilados a los proveedores críticos.
1. Pide la autorización
Si vas a consultar a una persona natural —el proveedor persona natural o el representante legal de la empresa—, necesitas su autorización, como exige la Ley 1581 de 2012. Guárdala: es parte de la evidencia.
2. Confirma quién es
En el RUES revisa la matrícula mercantil y su estado, la representación legal, los establecimientos, las multas y sanciones registradas y el RUP. Si el proveedor te entrega su RUT en PDF, verifica el NIT y el dígito de verificación, las actividades CIIU y las responsabilidades, y que el documento no tenga marcas de «suspendido» o «borrador».
3. Revisa los antecedentes
De la empresa y de su representante legal: responsabilidad fiscal en la Contraloría, antecedentes disciplinarios en la Procuraduría y, para personas naturales, antecedentes judiciales y medidas correctivas en la Policía.
4. Cruza listas restrictivas y PEP
Como mínimo la lista del Consejo de Seguridad de la ONU (vinculante), la OFAC y PEP Colombia. Para proveedores con operación internacional, también las listas de Reino Unido, Unión Europea, Canadá, Australia, Suiza, INTERPOL y Banco Mundial.
5. Mira contratación y procesos
En SECOP I y II, los contratos con el Estado y las multas o sanciones, separando las que están en firme de las pendientes. En la Rama Judicial, los procesos donde la empresa figura como parte.
6. Documenta la evidencia
Guarda qué fuente consultaste, cuándo y qué respondió, incluidas las que no respondieron. Un portal caído no es un «sin antecedentes».
7. Decide y deja vigilado
Con los hallazgos, el oficial de cumplimiento decide: vincular, vincular con monitoreo, pedir debida diligencia ampliada, suspender o no vincular. A los proveedores críticos conviene re-verificarlos con una agenda.
Qué revisar y en qué fuente
| Qué revisar | Fuente oficial |
|---|---|
| Existencia y representación legal | RUES (Confecámaras) |
| Datos tributarios | RUT (PDF aportado por el proveedor) |
| Responsabilidad fiscal | Contraloría General de la República |
| Antecedentes disciplinarios | Procuraduría General de la Nación |
| Antecedentes judiciales (personas naturales) | Policía Nacional |
| Listas vinculantes y restrictivas | ONU, OFAC y listas internacionales |
| Persona expuesta políticamente | PEP Colombia (SIGEP II) |
| Contratos y sanciones con el Estado | SECOP I y II |
| Procesos judiciales | Rama Judicial (CPNU) |
Cómo lo hace VerifyCol
Todo lo anterior en una consulta: VerifyCol entra a cada fuente oficial en vivo, pide la autorización del titular por correo si todavía no la tienes, separa los hallazgos de la información de contexto y entrega un PDF con QR y huella SHA-256 que sirve como evidencia. Si un portal está caído, la fuente queda como no determinada y no se cobra.
Para toda tu base de proveedores, la verificación masiva procesa un Excel en un solo lote, y el monitoreo continuo te avisa de novedades como una sanción nueva en SECOP. El chequeo básico (Contraloría, Procuraduría, Policía, OFAC, ONU y PEP) son 6 créditos.
Esta guía es para la debida diligencia de contrapartes comerciales, no para selección de personal. La decisión de vincular, rechazar o reportar a una contraparte es siempre de tu empresa.